Kundenportal

1. Das Kundenportal im CRM einrichten

Öffne im CRM den Kunden (hier Thomas Berger) und scrolle im Kundendetail ganz nach unten zum Abschnitt Kundenportal.

• Prozessschritt — wo der Kunde im Kaufprozess steht:
  1. Erstgespräch
  2. Beratungsgespräch
  3. Finanzierung, Besichtigung & KV-Vorbereitung
  4. Notartermin
  5. Langfristige Begleitung

  Der Schritt bestimmt, welche Aufgaben, Vorlagen und Upload-Felder der Kunde im Portal sieht.

• Angebot für Kunden freigegeben — Schalter per Klick. Solange er auf „Noch NICHT freigegeben" steht, sieht der Kunde keine Objekte (seine Dokumente und Aufgaben aber schon).
• Zugeordnete Objekte — je Zeile Objekt, Einheit und Preis für DIESEN Kunden. Beim Wählen der Einheit wird der Listenpreis vorbelegt; überschreibst du ihn, sieht der Kunde nur diesen individuellen Preis. + Objekt zuordnen fügt weitere Zeilen hinzu, ✕ entfernt eine.
• Persönliche Nachricht — erscheint im Portal beim aktuellen Schritt als „Nachricht von …".

Alles speichert automatisch. Rechte: Den Abschnitt sehen Administratoren und Inhaber / Leitung sowie der zugeteilte Betreuer des Kunden. In der Objekt-Auswahl erscheinen nur Objekte, die der jeweilige Nutzer sehen darf (für Berater: Live und Abverkauf).

2. Dokumente bereitstellen und Kunden einladen

Dokumente fürs Portal

1. Im Block Dokumente zum Kunden den Typ „Bereitgestellt (Portal)" wählen.
2. Datei hochladen klicken.

Nur Dateien dieses Typs sieht der Kunde unter „Deine Dokumente". Alle anderen Typen (Selbstauskunft, Reservierungsbestätigung, Finanzierung, Sonstiges) bleiben intern.

Kundenzugang einladen

✉️ Kundenzugang einladen schickt eine Einladung an die E-Mail-Adresse des Kunden (sie muss oben im Kundendetail eingetragen sein). Der Kunde registriert sich über den Link und ist danach automatisch mit genau diesem Kundenprofil verknüpft — er sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Sein Konto hat die Rolle Anleger (in der Benutzerverwaltung eigene Gruppe „Anleger"); Anleger lädst du immer hier im CRM-Kontakt ein, nicht über „Benutzer & Einladungen".

• Ist ein Mailserver eingerichtet: „✓ Einladung an … gesendet".
• Ist kein Mailversand konfiguriert (z. B. Test-/Demo-Umgebung), erscheint der Registrierungslink direkt — gib ihn dem Kunden selbst weiter.
• Hat die E-Mail-Adresse schon ein Konto (wie bei Thomas Berger), meldet Matchwerk „Für diese E-Mail existiert bereits ein Konto" — der Kunde kann sich dann direkt anmelden.
• Eine Einladung zu versenden ist Administratoren und Inhaber / Leitung vorbehalten. Der betreuende Berater sieht an dieser Stelle „Den Anleger-Zugang lädt Inhaber / Leitung bzw. ein Admin ein."

3. Der Kundenbereich aus Sicht des Kunden

Der Kunde meldet sich auf der Startseite über Anmelden mit seinem Benutzernamen (oder seiner E-Mail-Adresse) und Passwort an. Statt des ERP sieht er seinen persönlichen Kundenbereich.

• Begrüßung — „Hallo, Thomas Berger!", der aktuelle Schritt („3 von 5") und der Betreuer als Ansprechpartner.
• Dein Weg zur Immobilie — die fünf Schritte als Kacheln: ✓ = erledigt, AKTUELL = aktueller Schritt. Jede Kachel ist anklickbar und zeigt Erklärung, Aufgaben, Vorlagen und Upload-Felder dieses Schritts („bereits erledigt" bzw. „kommt noch").
• Beim aktuellen Schritt erscheint die Nachricht vom Berater (aus dem CRM).

4. Aufgaben, Vorlagen und Upload

Im gewählten Schritt findet der Kunde:

• Das ist zu tun — die Aufgaben des Schritts (z. B. in Schritt 3: Selbstauskunft ausfüllen, Bank-Checkliste prüfen, Gehaltsnachweise ergänzen).
• Vorlagen zum Ausfüllen — z. B. „Selbstauskunft (Finanzierung)" und „Checkliste Unterlagen für die Bank"; ⬇ Herunterladen erzeugt ein PDF mit Kopf- und Fußzeile deiner Firma (Greif & Co.; in einem eigenen Matchwerk-System Name, Anschrift, Kontakt, Register und USt-IdNr. aus Einstellungen → Firmendaten).
• Dokumente hochladen — ein Feld je erwarteter Unterlage (Schritt 3: Selbstauskunft, Gehaltsnachweise, Sonstige Unterlagen). Datei wählen → Datei auswählen → fertig.

Nach dem Upload erscheint „✓ „…" wurde sicher übermittelt. Vielen Dank!" und das Feld wird grün („✓ erhalten, neue Version jederzeit möglich"). Max. 15 MB pro Datei.

5. Das reservierte Objekt und die eigenen Dokumente

Dein reserviertes Objekt

Für jedes freigegebene, zugeordnete Objekt erscheint eine Karte (bei mehreren: „Dein Objekt 1 von 2" …):

• Bilder des Objekts und der Einheit (Klick vergrößert),
• Name, Einheit, Ort, Etage, Baujahr,
• Dein Kaufpreis (der individuelle Preis aus dem CRM), Wohnfläche, Zimmer, Kaltmiete,
• ⬇ Kompletten Datenraum herunterladen (ZIP) — alle kundengeeigneten Unterlagen des Objekts und der Einheit in einer ZIP-Datei, sortiert in Ordnern je Dokumentart,
• Durchgeführte Maßnahmen und Unterlagen zu diesem Objekt zum Einzel-Download.

Der Kunde sieht nur kundengeeignete Dokumentarten: Exposé, Grundriss, Bilder, Energieausweis und Teilungserklärung. Interne Unterlagen wie Hausgeldabrechnung, WEG-Protokolle oder Mietverträge bleiben verborgen — maßgeblich ist die Dokumentart, die beim Hochladen im Objekt gewählt wird.

Deine Dokumente

Hier stehen alle Dateien, die du im CRM als „Bereitgestellt (Portal)" hochgeladen hast (z. B. Kaufvertragsentwurf), und darunter „Von dir übermittelt" — alles, was der Kunde selbst hochgeladen hat.

6. Uploads des Kunden in der Kundenakte

Öffne im CRM das Kundendetail. Im Block Dokumente zum Kunden stehen unter „Vom Kunden übers Portal übermittelt" alle Uploads aus dem Portal — mit dem Upload-Feld in Klammern (z. B. „(Selbstauskunft)") und Download.

Hinweise:

• Kunden-Uploads lassen sich im CRM herunterladen, aber nicht in einen anderen Typ verschieben.
• Ein Anleger-Konto sieht ausschließlich die eigenen Daten; es hat keinen Zugriff auf das ERP.
• Die Fußzeile des Kundenbereichs („Fragen? Dein Ansprechpartner …") nennt Betreuer, Firma und Kontakt-E-Mail (in eigenen Matchwerk-Systemen aus den Firmendaten, dann auch mit Anschrift).