Betreiber-Dashboard (Hub-Admin)

1. Anmelden und Übersicht

Der Hub ist die zentrale Steuerung hinter allen Matchwerk-Systemen: Hier werden Kunden (Mandanten) registriert, ihre Systeme (Instanzen) bereitgestellt, Lizenzen und Module verwaltet und der Lebenszyklus (Testphase → aktiv → überfällig → gesperrt → gelöscht) überwacht.

Das Betreiber-Dashboard erreichst du unter /admin (auf der Registrierungsseite oben rechts „Anmelden (Betreiber)"). Der Betreiber-Zugang ist vom Zugang der Kunden zu ihren Systemen völlig getrennt.

Übersicht

• MRR (netto) — monatlich wiederkehrender Umsatz aller aktiven Mandanten (Tarif + Zusatzbenutzer + Zusatzmodule).
• Mandanten (ohne gelöschte), Testphasen enden ≤ 7 Tage, Offene Modul-Anfragen — ein Klick führt zur passenden Liste.
• Kostenfrei — Systeme, die per Rabattcode oder vom Betreiber dauerhaft kostenfrei sind (zählen nicht zum MRR); der Klick führt zu den Rabattcodes.
• Mandanten je Status — Anzahl je Lebenszyklus-Status; ein Klick auf eine Zeile filtert die Mandantenliste.
• Instanzen — laufende und gestoppte Systeme sowie Ohne Heartbeat: Systeme, die sich seit über 15 Minuten nicht gemeldet haben (Warnsignal für den Betrieb).

2. Mandantenliste mit Suche und Filter

Mandanten listet alle Kunden:

• Firma und Kontakt-E-Mail, Slug / URL (Adresse des Systems, anklickbar).
• Status — Angelegt, Provisionierung, Testphase, Aktiv, Überfällig, Gesperrt, Gelöscht oder Fehler; dazu der goldene Chip kostenfrei bei dauerhaft kostenfreien Systemen.
• Benutzer — genutzt / Limit (orange, wenn das Limit erreicht ist).
• Heartbeat — wann sich das System zuletzt gemeldet hat (rot nach mehr als 15 Minuten).
• Test / Bezahlt bis — Ende der Testphase bzw. der bezahlten Laufzeit.
• Gelöschte Mandanten bleiben als Nachweis erhalten, sind in der Liste aber standardmäßig ausgeblendet. Gelöschte zeigen (n) blendet sie blass mit „Gelöscht am …" ein; der Statusfilter „Gelöscht" zeigt nur sie.

Mit dem Suchfeld (Firma, Slug, E-Mail, Kontaktname) und dem Statusfilter grenzt du die Liste ein. Filter zurücksetzen zeigt wieder alle. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Mandanten.

3. Ein Mandant im Detail

Die Detailseite bündelt alles zu einem Mandanten. Liegen offene Modul-Anfragen vor, weist oben ein gelber Hinweis darauf hin.

• Stammdaten — Firma, Art, Kontakt, E-Mail (ggf. „unbestätigt"), Slug, Beispieldaten ja/nein, Registrierung, Interne Notiz (nur für Betreiber sichtbar).
• Status — die Lebenszyklus-Leiste markiert den aktuellen Status; darunter die relevanten Daten (Registriert, Test-Ende, Bezahlt bis, Kulanz-Ende, Gesperrt seit, Löschen ab), ob das System kostenpflichtig oder kostenfrei ist (mit eingelöstem Code) und die Zeitleiste der Statuswechsel und Code-Einlösungen.

• Nutzung vs. Limits — Benutzer und Objekte als Balken, dazu Vorgänge und Dateivolumen (vom System per Heartbeat gemeldet).
• Aktive Module — grün: im Tarif enthalten, gold: Zusatzmodul. Lizenz-Payload anzeigen zeigt die signierte Lizenz im Klartext.
• Instanz — Adresse, Zustand (Läuft/Gestoppt), letzter Heartbeat, Version/Image, Container-Namen und Instanz-ID.
• Ganz unten: Modul-Anfragen dieses Mandanten und alle Ereignisse.

4. Lizenz bearbeiten

Im Kasten Lizenz änderst du die Berechtigungen des Mandanten:

• Tarif — Starter, Business, Enterprise oder ein interner Tarif.
• Zusatzbenutzer — zusätzlich zu den im Tarif enthaltenen Benutzern (der Hinweis zeigt das Gesamt-Limit).
• Test-Ende und Bezahlt bis — steuern den Lebenszyklus (siehe unten).
• Zusatzmodule — im Tarif enthaltene Module sind ausgegraut; alle anderen kannst du einzeln freischalten.
• Status (manuell) — nur für Korrekturen; startet oder stoppt keine Container (dafür gibt es die Aktionen).

Lizenz speichern übernimmt die Änderungen; Verwerfen stellt den alten Stand wieder her. Die Zentrale schickt die neue, signierte Lizenz sofort an das System des Kunden (Lizenz-Push). Ist es gerade nicht erreichbar, holt es sie spätestens beim nächsten Heartbeat (alle 5 Minuten) — der Kunde kann sie mit „Lizenz aktualisieren" auch selbst abrufen.

5. Aktionen — Testphase verlängern, sperren, entsperren

Der Kasten Aktionen steuert Instanz und Lebenszyklus:

• Provisionieren — System (erneut) bereitstellen: Container werden mit dem aktuellen Image neu erzeugt, Datenbank, Instanz-ID und Lizenzstatus bleiben. So spielst du ein Update ein oder behebst einen Fehler bei der Einrichtung.
• Starten / Stoppen / Neustarten — Container der Instanz (Stoppen: der Kunde kann sein System bis zum Start nicht nutzen).
• Sperren — hält das System an (auch die Datenbank); Daten bleiben erhalten, der Löschtermin wird gesetzt. Kunden sehen „Dein System ist pausiert" und können dort buchen. Entsperren startet es wieder.
• Test verlängern … — verlängert die Testphase um die eingegebenen Tage; überfällige oder gesperrte Testsysteme werden reaktiviert.
• Zahlung simulieren — nur ohne Zahlungsanbieter (Entwicklung/Test): „bezahlt bis" + 1 Monat, Status Aktiv.
• Lizenz senden — stellt die Lizenz sofort neu aus und schickt sie an das System (z. B. wenn ein Push fehlgeschlagen ist).
• Anmeldesperren aufheben — die Instanz sperrt nach zehn falschen Passwörtern die Anmeldung von der betroffenen Internetadresse (15 Minuten, bei Wiederholung länger). Hat sich ein Kunde so selbst ausgesperrt, hebst du die Sperren hier sofort auf; Passwörter bleiben unverändert. Der Befehl geht signiert an das System.

Jede Aktion wird vorher bestätigt und im Ereignisprotokoll vermerkt.

6. Modul-Anfragen freigeben

Modul-Anfragen sammelt die Anfragen, die Kunden in ihrem System unter „Abo & Lizenz → Freischaltung anfragen" stellen. Die Zahl neben dem Menüpunkt zeigt die offenen Anfragen.

• Freigeben — das Modul wird als Zusatzmodul in die Lizenz des Mandanten aufgenommen und sofort freigeschaltet. Deine Antwort (z. B. der Preis) erscheint beim Kunden direkt unter dem Modul — getrennt von seinem eigenen Kommentar.
• Ablehnen — mit optionaler Begründung; der Kunde kann später erneut anfragen.

Unter Entschieden stehen alle erledigten Anfragen mit Datum und wer entschieden hat. Anfragen eines einzelnen Mandanten findest du auch auf dessen Detailseite.

7. Rabatt- und Gutscheincodes

Rabattcodes verwaltet alle Rabatt- und Gutscheincodes. Kunden lösen sie bei der Registrierung (auch per Link …/start?code=…) oder später auf ihrer Abo-Seite ein.

Neuen Code anlegen

• Code — 3–40 Zeichen (A–Z, 0–9, Punkt, Unterstrich, Bindestrich), z. B. MESSE-2026.
• Art — Lebenslang kostenfrei (System läuft dauerhaft ohne Zahlung, nie überfällig/gesperrt, nicht im MRR) oder Verlängerte Testphase mit Testtagen (bei der Registrierung dauert die Testphase so lange, im laufenden System verlängert sie sich um diese Tage).
• Tarif (optional) — dieser Tarif gilt nach dem Einlösen (leer = der Kunde behält seinen Tarif).
• Max. Einlösungen — leer = unbegrenzt. Notiz (intern) — z. B. Anlass oder Partner.

Codes und Einlösungen

Die Liste zeigt je Code Wirkung, Eingelöst (ggf. „x / Maximum"), Anlagedatum und Status (aktiv/inaktiv). Ein Klick auf die Zahl der Einlösungen öffnet die Liste der Mandanten mit Zeitpunkt und Status.

• Deaktivieren / Aktivieren — ein inaktiver Code wird abgelehnt; bereits gewährte Vorteile bleiben bestehen.
• Löschen — nur ungenutzte Codes werden gelöscht; eingelöste bleiben als Nachweis erhalten und werden deaktiviert.

Jede Einlösung steht außerdem im Ereignisprotokoll und in der Zeitleiste des Mandanten; danach geht die neue Lizenz sofort an sein System.

8. Tarife, Module und Marktplatz

Tarife & Module

• Je Tarif: Name, Preis €/Monat (leer = „individuell", keine Online-Buchung), je Zusatzbenutzer €, Benutzer inkl. und Objekte (leer = unbegrenzt), Sortierung, die enthaltenen Module und Öffentlich auf der Registrierungsseite anbieten. + Tarif legt einen neuen (z. B. internen) Tarif an.
• Je Modul: Name, Beschreibung, Preis € als Zusatzmodul (leer = nicht einzeln buchbar) und Basis (immer enthalten).
• Tarife speichern / Module speichern — Änderungen gelten für alle Mandanten des Tarifs ab dem nächsten Heartbeat.

Marktplatz

Der Marktplatz ist ein gemeinsamer Dienst aller Systeme. Hier siehst du jedes veröffentlichte Angebot mit Mandant, Objekt, Provision und Stand und kannst es mit Deaktivieren aus dem Marktplatz nehmen (bzw. wieder Aktivieren).

9. Einstellungen und Ereignisprotokoll

Einstellungen — Lebenszyklus

• Testphase (Tage) — Dauer der kostenlosen Testphase neuer Mandanten (Standard 14).
• Kulanzfrist (Tage) — so lange bleibt ein System nach Ablauf von Testphase oder Zahlung nutzbar (Status „Überfällig", Standard 7).
• Aufbewahrung (Tage) — so lange bleiben die Daten gesperrter Mandanten erhalten, bevor sie zur Löschung fällig werden (Standard 30).
• Automatisch löschen — aus (empfohlen): Der Scheduler markiert Mandanten nur als „zur Löschung fällig", du bestätigst selbst.

Den Lebenszyklus führt der Scheduler im Minutentakt aus: Testphase/Zahlung abgelaufen → Überfällig (Kulanz beginnt, Kunde bekommt eine E-Mail) → nach der Kulanz Gesperrt (Container gestoppt) → nach der Aufbewahrung „zur Löschung fällig". Eine Zahlung setzt den Mandanten jederzeit wieder auf Aktiv.

Ereignisprotokoll

Jede Statusänderung, Aktion, Anmeldung und Buchung wird protokolliert — mit Zeit, Mandant, Art, Text und wer es ausgelöst hat (Betreiber, Kunde, Instanz oder Scheduler). Suche und Filter grenzen das Protokoll ein.

10. Mandanten direkt anlegen

Mandanten → + Mandant anlegen legt einen Kunden ohne Selbstregistrierung an (z. B. nach Vertragsabschluss):

Willkommens-Mail mit Zugang senden (voreingestellt): Sobald das System bereit ist, bekommt der Erst-Administrator eine E-Mail mit der Adresse seines Systems und dem Hinweis zur Anmeldung. Mit Startpasswort in der Mail mitsenden steht auch das Passwort darin — sonst teilst du es dem Kunden selbst mit. Die Mail geht nur bei der ersten Bereitstellung raus; auf der Detailseite kannst du sie später erneut senden.

• Firma, Art, Tarif (auch nicht öffentliche Tarife).
• Kontaktname, E-Mail (Login) und Passwort des ersten Administrators — gib dem Kunden die Zugangsdaten sicher weiter.
• Subdomain — aus dem Firmennamen vorgeschlagen und live geprüft.
• Mit Beispieldaten starten — optional.
• Instanz sofort provisionieren — sonst später über die Aktion „Provisionieren".

Manuell angelegte Mandanten brauchen keine E-Mail-Bestätigung. Nach Anlegen öffnet sich die Detailseite; während der Bereitstellung zeigt ein Hinweis den aktuellen Schritt, danach steht der Mandant auf Testphase.

11. Einen Mandanten kostenfrei schalten

Im Kasten Status eines Mandanten steht, ob das System kostenpflichtig oder kostenfrei ist. Kostenfrei schalten (mit Rückfrage) macht es dauerhaft kostenfrei — auch ohne Rabattcode, z. B. für Pilotkunden:

• Status Aktiv ohne Zahlung; der Lebenszyklus setzt das System nie auf überfällig oder gesperrt.
• Es zählt nicht zum MRR, taucht aber in der Übersicht unter Kostenfrei auf.
• Die Buchung auf der Abo-Seite des Kunden entfällt.

Kostenfrei entziehen nimmt das zurück: Ohne laufende Zahlung beginnt sofort die Kulanzfrist (Status überfällig), danach wird das System pausiert. In der Mandantenliste steht neben dem Status der Chip kostenfrei.

12. Mandanten löschen

Löschen … (unten im Kasten Aktionen) entfernt einen Mandanten endgültig. Zur Sicherheit musst du die Adresse (Slug) des Systems eintippen:

Gelöscht werden Container und Datenbank-Volume der Instanz sowie die zentralen Daten des Mandanten (Marktplatz-Angebote, Netzwerk-Verbindungen, Freigaben). Das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Datensatz bleibt mit Status Gelöscht als Nachweis erhalten: Die Detailseite zeigt „Gelöscht am …", nur die interne Notiz lässt sich noch ändern; in der Mandantenliste steht er blass mit dem Löschdatum. Eingelöste Rabattcodes bleiben in deren Einlösungsliste nachvollziehbar.

Gesperrte Mandanten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, meldet der Scheduler als „zur Löschung fällig" — solange „Automatisch löschen" aus ist, löschst du sie hier selbst.